通常,发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文

简介: 通常,发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文,其中的发文机关名称既可以使用全称,也可以使用规范化简称,主要依据机关(单位)名称的繁简程度来确定;

在日常生活和工作中,经常会碰到和使用简称(缩略语)问题,其中最常见使用频率最高的莫过于叫人的名字了,如某人叫“王建明”,姓“王”,名“建明”,可能会有三种叫法,首先是全名“王建明”,这可能是比较严肃的或要核对名字的场合,如老师上课检查到学人数,学生的名字当然要叫全名了;而平时交往中,可能会叫“王”先生、小“王”、老“王”等,或者叫“建明”、阿“明”等都是有可能的,后面这两种叫法都是算简称。

又如全国各省、市、地区等也都有简称,如北京市(京)、山东省(鲁)、香港(港)等,都是很常见的。

公文中应该怎样使用全称和简称呢,请“关注”公文写作之道,下面我们一起来学习一下。

在公文中,使用全称和简称的现象也十分普遍,我们不妨从普遍性与特殊性的角度来看一看。

一、简称和缩略语简称和缩略语从词源来由而言,有些细微的差别,简称更多地是汉语通用的说法,缩略语更多由英语、外来词简化“压缩”的需要而产生。

简称更多地侧重在“名称”的叫法上;缩略语则侧重在“构词"的简化上。

在书面文章类型中,学术专著和公文中“缩略语”更普遍一些。

总之,所谓简称(缩略语),即把长词压缩成短词,“长”概念压缩成“短”概念,用简单的形式表示原来名称和词性的意思。

二、公文与其它问题都可能用到的简称(缩略语)主要有三种形式:第一种形式是使用带字母的词,其中多为外来词,不少的是英语多个词的首个字母的缩写组合。

需要注意的缩写规则或规范,要求是多词组合中首个字母的缩写组合,不能随意、随机抽取字母来组合。

这种简称、缩略语以、经济、社会、文化等概念、术语的范围为多,所以公文中使用最为普遍。

需要注意的是,这类缩略语一般都要由上级权威部门和有关文件加以概括,因为,这是一个比较严肃的概念,不能随意概括,没有经过上级权威部门认可的,没有通过正式文件发布的,都是不规范的。

特别是公文中的使用,更要规范,一字不多,一字不少,而且数字均使用中文数字,不能用阿拉伯数字。

第二,是专用名词、单位的简称居多。

例如:中国——中华人民共和国如,全国人民代表大会和各级地方人民代表大会一一 ;如“政协”是“中国人民协商会议”和地方各级协商会议的简称。

其中又具体分为:省掉前面的字而形成的缩略语,如“中国农业银行”简称为“农行”;省掉后面的字而形成的缩略语,如“狗不理包子”简称“狗不理”、“复旦大学“简称“复旦”;此外,更多的是省略中间的一些字。

三、公文中组织机构(单位)、部门全称和简称(缩略语)使用有讲究我们知道,公文是用来办公事的,单位与单位之间会发生各种关系,形成上行文、下行文、平行文等,组织机构(单位)使用的频率出现的机会也很多。

可以说每篇公文肯定都至少有两个单位(部门),因此正确使用组织机构(单位)部门的全称名称,在公文写作中有不能忽视的作用。

公文写作中经常会碰到机关(单位)名称的表述问题,涉及发文机关标志、发文字号、标题、正文、发文机关署名、等格式要素。

关于具体表述时究竟用全称还是简称,《机关公文处理工作条例》和《机关公文格式》没有硬性的规定。

既然没有硬性的规定,应该就可以理解为,一般情况下二者都可以用,但也不能随意随便用,也是有一定使用规则和约定俗成的用法。

(二)、全称与简称使用比较一致的看法。

目前学术界和实际中,都达成如下一些不成文的原则。

一是要根据组织机构(单位)、部门名称的繁简程度作适当处理。

一般而言,如果组织机构(单位)、部门名称的字数比较多,特别是一些大的公司,其名称比较长,其属下可能还有二级、子公司,名称可能长达一二十个字,为了简要和便于表达,通常会使用简称,但要求简得符合原意,如果名称的意思使人产生歧义,不好理解,便达不到要求。

一般地,在组织机构系统或本单位内部运行的公文,其名称可以使用简称,即是内部行文性质。

因此,在具体的行文中要根据不同运行范围和内容来运用。

(三)使用规范的全称和简称要以批准该名称上级(主管)机关(单位)、部门批复的文件所核定的名称为准。

其次,一个机关(单位)的简称,一般由其上级(主管)机关(单位)、部门来规定,不可随意简化。

(四)全称与简称在公文中的具体运用要求1.发文机关名称。

发文机关标志“由发文机关全称或者规范化简称加‘文件’二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称”。

通常,发文机关名称加“文件”形式的发文机关标志主要用于下行文,其中的发文机关名称既可以使用全称,也可以使用规范化简称,主要依据机关(单位)名称的繁简程度来确定;只标发文机关名称、不带“文件”二字的发文机关标志,其中的发文机关名称一般要用全称。

发文字号中的机关代字必须是发文机关的简称。

3.标题和发文机关署名中的发文机关名称。

标题和发文机关署名中的发文机关名称也要根据机关(单位)、部门名称的繁简程度来拟制。

尤其需要注意的是,如果机关(单位)、部门的全称过长,发文机关署名也可使用简称。

上的发文机关名称应使用机关(单位)的全称,以示公文的庄重性与严肃性。

5.正文中的机关(单位)、部门名称。

公文正文中第一次出现的机关(单位)、部门名称应当使用全称,如果文中后面还要出现,可以这样处理:在第一次出现时,用括号括起注明简称,下文再出现相同名称时才开始使用简称。


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